Notion是什麼?取代4種APP,可作為數位大腦的專案管理軟體

Notion-intro

第一次接觸Notion的時候正在找一個合適的專案協作平台來使用,TRELLOJANDIWorkTileTeambitionASANA…等等查的到的幾乎都有去試試。當初沒有選擇Notion的原因只是因為沒有中文版,然後看起來介面很空這樣。後來聽到了星箭廣播介紹Notion的那集PODCAST,想說這軟體這麼好用當初怎麼沒有感覺?GOOGLE一下心得文結果驚為天人! 再次試用後馬上成為我的第二大腦,也催生了這篇介紹文章。

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簡介


# 什麼是Notion?

Notion 是個支援多平台的軟體,提供windows/ MacOS / IOS / Android / 網頁版 。Notion 的目標是做一個All in One 的創新工作平台,把你常用的代辦清單、專案管理、資料庫功能都結合在Notion裡。Notion致力於成為”工具的工具”,他們希望不是你去學習如何用一個軟體,而是用你習慣的方式去自由創造你的工作平台。

# 為什麼我選擇Notion?

以前我們想要一個功能,就要去找出一個功能性的軟體來使用,例如:

  • 我需要做待辦清單,我們會去用google task、wunderList、Ticktick…等。
  • 我需要打文搞或是紀錄,我們要開啟 Microsoft Word、MAC OS Page….等。
  • 我要有團隊協作的平台,我們會去找 Microsoft Team、Trello、Jandi…等。
  • 我要做個人知識庫,我們會去使用 Evernote、Onenote…等。

每個軟體都有其功能性好處是專一且專業,不過壞處是深度使用下我們需要一一付費,還有每種軟體都要付出學習的時間成本,以及資訊在不同平台統合、整理上的難易度。而Notion就是一種全包的概念。我可以在同一個平台上管理所有需要的資訊且因為有搜尋的功能以及BLOCK可以互相連結,整合起來非常有效率。

Notion的優點



# 支援Markdown

可以透過符號排列來改變文字格式,讓寫作速度加快。目前我文章的草稿也都搬到Notion上寫,因為wordpress也支援Markdown, 所以直接複製過去即可,不需要重新編輯文字格式。想要試試看Markdown的可以參考這篇文章

# 畫面簡潔

這部分就比較主觀,有人喜歡有人不喜歡,對於拿來做知識庫以及文章寫作來說是非常舒服的,同時也可以提升寫作時的專注力。

# 操作靈活

對常用word的我們,文件單位就是一個檔案。而Notion是以一個BLOCK當作一個單位,Block可以是一段文字、一張圖片、一段影片或是一個插入連結…等。可以隨便拖動也可以互相連結,這也是為什麼Notion自由度如此高的原因。

# 功能強大

支援Web clipper 、也可以從Evernote、ASANA、Trello、Dropbox以及google相關服務import內容。

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# 程式碼優化

對於程式碼以及其排版有特別優化,對於CODING也很有幫助。

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# 提供模板

對於剛開始不熟悉怎麼使用的用戶,提供了幾十種的模板可以直接套用修改,例如常見的個人homepage、知識庫、待辦清單、會議紀錄…等等都有,基本上想要做的都有模板可以參考或是套用。

# 易於分享

除了每個Block都可以自行超連結外,你也可以把頁面直接分享給他人觀看。此連結就是[本篇文章的文字稿],可以參考看看。 (圖片不用放,因為到wordpress要重新編輯)


Notion的缺點



# 無法離線使用

要有網路才能用,雖然目前吃到飽的費率不貴,不過還是要考慮到在一些沒有網路訊號的地方可能無法使用。

# 重度使用要月費

免費版提供1000個BLOCK可以使用,超過就需要每個月4美金起。所以拿來寫文字稿是蠻浪費的行為(一個標題就是一個BLOCK…) ,不過實用比較重要! 我主要拿來做網站文章任務管理以及編輯文字稿,所以不到一個禮拜已經用超過500個BLOCKS… 已經做好付費使用的打算。

20200521更新

Notion 在五月移除了個人版的1000個Block限制,所以基本上直接變成免費的!!真是太爽啦!!
以下為新免費版與付費版差異 :

免費版
  • 無限BLOCK
  • 可以5人協同編輯
  • 無限裝置同步
  • 上傳檔案限制5MB
付費版
  • 無限人數協同編輯
  • 上傳檔案無大小限制
  • API串接 (coming soon)
  • 擁有版本紀錄與回溯功能(30天)

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# 只有英文版

雖然Notion團隊表示會有中文版,但是還沒有明確消息表示什麼時候會出現。目前如果看不懂只好先用google 翻譯先將就點用囉。

# 學習成本高

因為這是個破壞式創新的服務,一開始的學習門檻是高的。需要大量的google爬文以及實際操作練習。

# 沒有即時通訊功能

這部分應該暫時不會出現,創作人的願景是以後工作只需要開啟兩個軟體,一個是Slack(團隊溝通平台),而另一個就是Notion。不過作為個人數位大腦或是小團隊使用是沒有影響。

# 沒有支援google日曆

官方說明文件是用嵌入的方式,但是只能看到連結無法看到日曆內容,只能等他們更新了。

應用範例

Notion已內建許多範例供你使用,初期建議多試試各種範本,大概八九成都符合你的需求。

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# 學習筆記

點選Template>education>class note,此範本一開始是表格視角,可以顯示目前存在的課程筆記以及附加檔案。每堂課程名稱也都是一個Page,點進去可以分別紀錄課程筆記。

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# TO DO LIST

點選Template>personal>task Lists,即是一個可以立即使用的To Do List

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# 專案管理

點選Template>design>road map,即可建立自己的專案管理PAGE, 我的文章管理也是套用此模板。

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# 簡易網站

請看電腦玩物製作的示範網站 (來源文章)

# 個人首頁

點選personal>personal home,可以作為你的首頁使用。

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# 還有很多

Notion作為”工具的工具” 除了模板外還需要你的想像力,用自已習慣的樣式訂製自己的模板才是王道。網路上也有很多人分享對於Notion的應用可以參考。

Bonus

Notion到目前2020年有學生免費使用的方案,理論上只要你有包含EDU的信箱應該都會通過審核,請好好把握!!

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總結


Notion作為一個創新的工具軟體,雖然學習成本比較高,但是在花時間熟悉後得到的效益不容小覷。這種整理資料的模式是目前我認為最方便且簡單的,誠心推薦給各位。如果你覺得這篇介紹對你有幫助也想要使用Notion看看,麻煩透過推薦連結註冊你可以拿到10美元的使用金,我可以拿到5美元使用金可用於之後訂閱Notion的付費方案。
(2020年5月後免費版也有無限BLOCKS了,所以官方拿掉了推薦方案)



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by 堯宅

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2020-01-30

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